W działalności kancelarii jest szereg ryzyk, które należy minimalizować lub eliminować. W szczególności należy mieć na uwadze następujące obszary ryzyka związane z:
odpowiedzialnością cywilną i karną,
konfliktami interesów,
obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej,
ochroną i poufnością danych,
ochroną danych osobowych,
przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
specyficzne, występujące w konkretnej praktyce prawniczej.
Każda kancelaria prawna narażona jest także na ryzyka biznesowe – finansowe, reputacyjne czy utraty ciągłości działania. Głównymi czynnikami ryzyka są przede wszystkim klienci kancelarii, rodzaj i zakres prowadzonej działalności, zatrudniony personel, sporządzana dokumentacja, informacje otrzymywane i wysyłane do klientów i innych interesariuszy, stosowane w firmie procedury oraz ogólna kultura wewnątrzfirmowa.
W niniejszym artykule skupimy się na kwestiach związanych z procedurami, obiegiem i bezpieczeństwem dokumentów oraz komunikacji z klientami z wykorzystaniem profesjonalnego narzędzia Virtual Data Room w działalności kancelarii.
Praca w „chmurach” vs. prawnik twardo stąpający po ziemi
Platformy chmurowe do udostępniania dokumentów i pracy wspólnej online ogólnie pozwalają na znacznie bezpieczniejszą komunikację niż poczta e-mail i oferują bezpieczną, szyfrowaną przestrzeń online do współpracy. Virtual Data Room to szczególne rozwiązanie, które idealnie wpisuje się w projekty i transakcje realizowane przez kancelarie i firmy prawnicze.
W pracy kancelarii oraz w kontaktach z klientami zazwyczaj nie brakuje dokumentacji. Często są to duże pliki i dokumenty, które „fruwają” w korespondencji mailowej. Często są to pliki tak duże, że niemożliwe jest przesłanie ich mailem. A często jest ich tak dużo, że warto rozważyć miejsce, w którym będą kompletowane i przechowywane pod pełną kontrolą kancelarii i z dostępem dla klienta danej sprawy czy transakcji.
Szalenie ważnym aspektem w pracy prawnika jest odpowiedzialność związana z każdą sprawą i kontekst dokumentacji, który był przedmiotem danej opinii, postępowania lub przygotowanych dokumentów. Warto dla każdego projektu w kancelarii mieć udokumentowany cały proces komunikacji z klientem, przekazywanej w dwie strony dokumentacji oraz ostatecznych opinii, umów czy też uzgodnień z klientem. Daje to znacznie większy komfort dotyczący ewentualnych roszczeń dotyczących współpracy z klientem.
Zakres działalności kancelarii a zastosowanie Virtual Data Room
Profesjonalny Virtual Data Room spełnia oczekiwania i oferuje funkcjonalności dla każdej kancelarii prawnej, niezależnie od prowadzonej działalności. Szczególną rolę pełni jednak przy pewnego rodzaju projektach, lub transakcjach, w których poza podstawowymi funkcjonalnościami VDR – jako repozytorium dokumentów czy system kancelaryjny - można wykorzystać w pełni jego możliwości, takie jak praca i komunikacja w grupach, Q&A, monitoring i analizę aktywności użytkowników czy też zapis tych aktywności i dokumentów na trwałym nośniku, jak ma to miejsce w przypadku VDR SECUDO.
Transakcje fuzji i przejęć (M&A)
Jeśli jesteś prawnikiem transakcyjnym i specjalizujesz się w transakcjach fuzji i przejęć, możesz korzystać z wirtualnego pokoju danych do poprowadzenia całego projektu w VDR, poczynając od analizy due diligence z jednym nabywcą po wieloetapową aukcję sprzedaży kilkoma potencjalnymi kupującymi. Virtual Data Room to narzędzie wręcz stworzone do tego typu transakcji i procesów, pozwala na optymalizację całego procesu, zwiększa jego skuteczność i skraca czas poszczególnych etapów transakcji. Zaawansowana analityka aktywności uczestników pozwala szybko zidentyfikować najbardziej prawdopodobnych kupujących, zapewnia poufność całego procesu i umożliwia prowadzenie całego projektu od NDA (Umowy o zachowaniu poufności) do SPA (Umowy kupna-sprzedaży) w jednym, bezpiecznym środowisku. Właściwe udokumentowanie transakcji pozwala też na zminimalizowanie ryzyk potransakcyjnych zarówno po stronie sprzedającego, kupującego jak i ich doradców.
Więcej o wykorzystaniu Virtual Data Room przy transakcjach M&A w odrębnym wpisie na naszym blogu: https://www.dealdone.pl/post/transakcje-m-a-w-dobie-covid-19-praktyczne-aspekty-procesu-transakcyjnego
Transakcje na rynku kapitałowym – ECM (Equity Capital Markets) i DCM (Debt Capital Markets)
Transakcje na rynku kapitałowym to proces bardzo sformalizowany i uregulowany przepisami. W zależności od tego czy transakcja ECM lub DCM ma charakter prospektowy czy nieprospektowy, cały proces przebiega w bardziej lub mniej skomplikowany sposób. Transakcje tego typu wymagają zazwyczaj zaangażowania nie tylko wyspecjalizowanej kancelarii prawnej, ale również banków inwestycyjnych i/lub domów maklerskich, audytora oraz doradców PR i IR. Virtual Data Room w procesie emisji akcji (IPO/SPO) lub obligacji to nieodzowne narzędzie do właściwego i skutecznego prowadzenia procesu transakcyjnego. Od due diligence poprzez przygotowanie dokumentacji transakcyjnej, komunikację z doradcami i przygotowanie samej „egzekucji” oraz rozliczenia transakcji, VDR jest integralną platformą do komunikacji, udostępniania dokumentów oraz wspólnej pracy projektowej.
Więcej o wykorzystaniu Virtual Data Room dla rynku kapitałowego akcji w odrębnym wpisie na naszym blogu:https://www.dealdone.pl/post/wykorzystanie-virtual-data-room-w-procesach-ipo-spo-abb-lub-tender-offer
Więcej o wykorzystaniu Virtual Data Room przy emisjach obligacji w odrębnym wpisie na naszym blogu: https://www.dealdone.pl/post/wykorzystanie-virtual-data-room-do-procesu-emisji-i-obsługi-obligacji
Transakcje na rynku nieruchomości komercyjnych
Rynek nieruchomości komercyjnych obsługiwany jest przez wyspecjalizowane kancelarie prawne oraz doradców ds. nieruchomości komercyjnych. VDR to rozwiązanie bardzo przydatne w sprawach związanych z nieruchomościami, umożliwiając prawnikom łatwiejsze zarządzanie dokumentacją (często specjalistyczną, w wielu formatach technicznych, innych niż MS Office lub PDF) sprzedażą lub leasingiem, a także restrukturyzacją lub refinansowaniem kredytów zabezpieczonych na tych aktywach. Proces sprzedaży nieruchomości w VDR umożliwia zachowanie poufności transakcji. W VDR udostępnianie materiałów marketingowych na temat nieruchomości dla potencjalnych kupujących odbywa się w bezpieczny sposób, uniemożliwiający skopiowanie prezentacji lub Info Memo przez inny, nieuprawniony podmiot.
Więcej o wykorzystaniu Virtual Data Room na rynku nieruchomości w odrębnym wpisie na naszym blogu: https://www.dealdone.pl/post/wykorzystanie-virtual-data-room-w-sektorze-nieruchomości-komercyjnych
Procesy restrukturyzacji i upadłości
Procesy restrukturyzacyjne i upadłościowe są zazwyczaj bardzo skomplikowane i wielowątkowe. Wymagają współpracy różnych stron i doradców, w tym zawsze wyspecjalizowanego doradcy prawnego. W zależności od tego czy jest to proces restrukturyzacji, postępowanie sanacyjne czy też postępowanie upadłościowe, wymagają one sprawnego działania w celu skutecznej ochrony majątku firmy oraz przy uszanowaniu praw wierzycieli. Prawnicy w takich projektach mogą używać wirtualnych pokoi danych do sprawnej współpracy z Zarządem, Komisarzem, bankami, wierzycielami i innymi interesariuszami oraz doradcami. VDR w takich procesach jest nieodzownym narzędziem do przygotowania i udostępniania dokumentów pod pełną kontrolą oraz przygotowania całego postępowania. Jednocześnie jest bardzo dobrym narzędziem wspierającym procesy sprzedaży poszczególnych aktywów, procesy restrukturyzacji finansowania czy pozyskania dodatkowy kapitału w postaci inwestora lub inwestorów.
Transakcje finansowania przedsiębiorstw
Finanse przedsiębiorstw w postaci kredytów bilateralnych lub konsorcjalnych, to transakcje zazwyczaj obsługiwane przez kancelarie prawne. I często są to przynajmniej dwie kancelarie – jedna po stronie Spółki, druga po stronie banku lub banków finansujących. Do tego w większych transakcjach dochodzą zazwyczaj prawnicy Spółki i wewnętrzni prawnicy banków a nierzadko doradca finansowy i audytor. VDR daje możliwość poprowadzenia całego procesu finansowania lub refinansowania w poufny i bezpieczny sposób, z uwzględnieniem specyfiki oferowanego finansowania i uczestniczących stron. Dostarczenie dokumentacji Spółki, proces due diligence i oceny kredytowej, wypracowanie struktury finansowania oraz zabezpieczeń, czy też prace nad dokumentacją kredytową to najważniejsze elementy takiego procesu, który doskonale wpisuje się w funkcjonalności profesjonalnego Virtual Data Room i umożliwia sprawną i skuteczną pracę nad transakcjami finansowania bankowego.
Więcej na temat wykorzystania Virtual Data Room przez banki finansujące w odrębnym wpisie na naszym blogu: https://www.dealdone.pl/post/virtual-data-room-skuteczne-narzędzie-dla-banków-komercyjnych-i-korporacyjnych
Prawa własności intelektualnej i związane z nim doradztwo
Prawa własności intelektualnej i tzw. trade secrets to temat relatywnie nowy, o dużym potencjale w Polsce. Coraz częściej firmy zwracają uwagę na właściwą ochronę swojej własności intelektualnej, która nierzadko stanowi przewagę konkurencyjną jednej firmy nad inną w sektorze. VDR to idealne miejsce na przygotowanie Spółki wraz z kancelarią prawną do ochrony własności intelektualnej oraz właściwe zabezpieczenie wrażliwej i poufnej dokumentacji przed dostaniem się w niepowołane ręce.
Postępowania sądowe
Dla prawników zajmujących się postępowaniami sądowymi, Virtual Data Room jest idealnym miejscem do wymiany informacji w ramach kancelarii, z klientami, ekspertami i innymi osobami w trakcie procesu sądowego. Jest to również miejsce do właściwego udokumentowania całego procesu postępowania sądowego jak również poufnej i bezpiecznej komunikacji z klientem.
Podsumowanie
Jedno jest pewne: możliwości wykorzystania przez kancelarie prawne rozwiązań takich jak Virtual Data Room SECUDO jest wiele. Zastosowanie VDR SECUDO może być elementem zarządzania ryzykiem kancelarii, zaoszczędzić czas i pieniądze oraz zmniejszyć kłopoty związane z udostępnianiem dokumentów, współpracą z klientami i właściwym udokumentowaniem transakcji czy projektów realizowanych przez kancelarie. Prowadzenie projektów w profesjonalnym, nowoczesnym VDR zmniejsza też ryzyko potencjalnych roszczeń wynikających z realizowanych przez kancelarie prac, zapewniając właściwe udokumentowanie przebiegu projektu oraz archiwizację wszelkich aktywności a nawet zapis na trwałym nośniku, w technologii Blockchain.
O nas
DealDone jest wyspecjalizowaną firmą, oferującą wysokiej jakości produkty z dziedziny bezpieczeństwa informacji danych. Oferujemy usługi oraz oprogramowanie w zakresie nowoczesnych technologii obiegu informacji poufnych, informacji niejawnych, danych wrażliwych oraz digitalizacji, zabezpieczania, szyfrowania i udostępniania danych i dokument w wewnątrz i na zewnątrz organizacji.
DealDone samodzielnie opracowała i wprowadziła do sprzedaży system Virtual Data Room SECUDO. VDR SECUDO to platforma bezpiecznej wymiany i przetwarzania informacji poufnych oferowana w modelu Software-as-a-Service dla klient w biznesowych, w formie wirtualnych pokoi danych.
Comments