Virtual Data Room (VDR) vs. OneDrive

W dzisiejszym cyfrowym świecie zarządzanie i przechowywanie danych odgrywają kluczową rolę w wydajności i bezpieczeństwie zarówno firm, jak i osób prywatnych. Wśród wielu dostępnych opcji, Virtual Data Rooms (VDR) i OneDrive to dwa ważne rozwiązania oferujące różne funkcje dostosowane do różnych potrzeb. Zrozumienie różnic między nimi jest niezbędne do podejmowania świadomych decyzji dotyczących przechowywania danych i współpracy. Przyjrzyjmy się różnicom między VDR i OneDrive.

1. Cel i funkcjonalność:

Wirtualne pokoje danych (VDR):

Wirtualne pokoje danych służą przede wszystkim jako bezpieczne repozytoria online do przechowywania i udostępniania poufnych dokumentów, szczególnie podczas transakcji finansowych, postępowań sądowych, fuzji i przejęć. VDR są zaprojektowane z solidnymi funkcjami bezpieczeństwa, aby zapewnić poufność, zgodność i kontrolę nad prawami dostępu. Ułatwiają one procesy due diligence, umożliwiając wielu stronom przeglądanie, dodawanie adnotacji i bezpieczną wymianę dokumentów.

OneDrive:

OneDrive to z kolei usługa przechowywania danych w chmurze dostarczana przez Microsoft, zintegrowana z pakietem narzędzi zwiększających produktywność. Oferuje ona użytkownikom możliwość przechowywania plików, dokumentów, zdjęć i filmów w chmurze i uzyskiwania do nich dostępu z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu. Chociaż OneDrive zapewnia funkcje współpracy, jego głównym celem jest przechowywanie plików osobistych i biznesowych, synchronizacja i płynna integracja z aplikacjami Microsoft Office.

Virtual Data Room SECUDO	Microsoft OneDrive
Obsługa ponad 40 formatów plików	Wsparcie narzędzi z pokrewnego środowiska (Word, Excel, Power Point, MS)
Automatyczne indeksowanie	Synchronizowanie danych użytkowników
Scalanie plików PDF	Łatwe zapisywanie danych z aplikacji
Wersjonowanie plików	Synchronizacja ustawień – tworzenie kopii zapasowych oraz synchronizowanie ustawień na wszystkich urządzeniach
Mechanizm wyszukiwania OCR	Kontrola dostępu
Zarządzanie użytkownikami – nadawanie ról w grupach, czasowe ograniczenie dostępu, ustawianie powiadomień	Alerty/powiadomienia
Śledzenie aktywności użytkowników oraz możliwość pobrania całej historii	Archiwizacja i przechowywanie
Zaawansowane raporty oraz możliwość ich generowania w formie Excel	Biblioteka zasobów
Personalizacja systemu	Udostępnianie zasobów
Dynamiczne znaki wodne nakładane na dokumenty
Nadawanie uprawnień do dokumentów i forum Q&A
Możliwość stworzenia regulaminu korzystania z VDR lub NDA
Możliwość tworzenia notatek prywatnych/grupowych
Forum Q&A
Narzędzie do generowania archiwum projektu

2. Funkcje bezpieczeństwa:

Wirtualne pokoje danych (VDR):

VDR traktują priorytetowo bezpieczeństwo i zgodność z przepisami, oferując takie funkcje, jak szyfrowanie end-to-end, szczegółowa kontrola dostępu, znak wodny, śledzenie aktywności i uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Środki te zapewniają, że poufne informacje pozostają chronione przed nieautoryzowanym dostępem, naruszeniami danych i zagrożeniami cybernetycznymi. Dostawcy VDR często przechodzą rygorystyczne audyty i certyfikacje, aby zagwarantować zgodność ze standardami i przepisami branżowymi.

OneDrive:

OneDrive wdraża również środki bezpieczeństwa w celu ochrony danych użytkowników, w tym szyfrowanie w spoczynku i podczas przesyłania, wykrywanie i odzyskiwanie ransomware oraz monitorowanie podejrzanej aktywności. Jednak jego funkcje bezpieczeństwa mogą nie być tak wszechstronne, jak w przypadku VDR, ponieważ jego głównymi odbiorcami są użytkownicy indywidualni oraz małe i średnie firmy. Przedsiębiorstwa z rygorystycznymi wymaganiami dotyczącymi bezpieczeństwa mogą uznać VDR za bardziej odpowiednie dla swoich potrzeb.

Virtual Data Room SECUDO	Microsoft OneDrive
Weryfikacja dwuetapowa	Weryfikacja dwuetapowa w przypadku logowania z niezaufanych urządzeń
Ograniczenie logowania do adresu IP urządzenia	Szyfrowanie aplikacji na urządzeniach przenośnych
Bezpieczny format PDF	Wykrywanie i odzyskiwanie ransomware
Funkcja widoku SPY VIEW	Monitorowanie podejrzanej aktywności
Dynamiczne znaki wodne	Szyfrowanie email (subskrypcja MS 365)
Szyfrowanie danych	Szyfrowanie magazynu osobistego (subskrypcja MS 365)
Kompleksowe raportowanie	Linki chronione hasłem (subskrypcja MS 365)
Historia zdarzeń wzmocniona przez technologie blockchain
Fizyczne serwery w Polsce
Zgodność z wymogami OWASP, RODO, KNF
Ograniczenie sesji użytkownika
Wgrany antywirus
Możliwość pobierania zaszyfrowanych dokumentów
Trwałe usunięcie plików po zakończeniu projektu
Zaświadczenie bezpieczeństwa z wydziału Cybernetyki Wojskowej Akademii Technicznej

3. Możliwości współpracy:

Wirtualne pokoje danych (VDR):

VDR wyróżniają się w ułatwianiu bezpiecznej współpracy między wieloma stronami zaangażowanymi w złożone transakcje biznesowe. Oferują one takie funkcje, jak wersjonowanie dokumentów, komentowanie, sekcje pytań i odpowiedzi oraz powiadomienia w czasie rzeczywistym w celu usprawnienia komunikacji i procesów decyzyjnych. VDR umożliwiają również administratorom przyznawanie tymczasowych uprawnień dostępu i odwoływanie ich w razie potrzeby, zapewniając, że dane pozostają pod kontrolą przez cały czas.

OneDrive:

OneDrive umożliwia współpracę poprzez udostępnianie plików, współtworzenie i edycję w czasie rzeczywistym w aplikacjach pakietu Microsoft Office, takich jak Word, Excel i PowerPoint. Użytkownicy mogą udostępniać pliki i foldery określonym osobom lub grupom, ustawiać uprawnienia dostępu i śledzić zmiany wprowadzone w dokumentach. Chociaż OneDrive nadaje się do współpracy w ramach zespołów i organizacji, może brakować niektórych specjalistycznych funkcji wymaganych w złożonych scenariuszach zawierania transakcji.

4. Skalowalność i ceny:

Wirtualne pokoje danych (VDR):

VDR zazwyczaj oferują skalowalne rozwiązania dostosowane do potrzeb dużych przedsiębiorstw, instytucji finansowych, firm prawniczych i innych organizacji zaangażowanych w transakcje o wysokiej stawce. Struktury cenowe różnią się w zależności od czynników, takich jak pojemność pamięci masowej, licencje użytkowników i dodatkowe funkcje, takie jak niestandardowy branding i dedykowane wsparcie. Chociaż VDR mogą wiązać się z wyższymi kosztami początkowymi, zapewniają one wartość dzięki zwiększonemu bezpieczeństwu, zgodności i wydajności.

OneDrive:

OneDrive oferuje skalowalne plany odpowiednie dla osób fizycznych, małych firm i klientów korporacyjnych, z cenami opartymi na pojemności pamięci masowej i liczbie użytkowników. Microsoft często łączy OneDrive z planami subskrypcji Office 365, zapewniając użytkownikom kompleksowy pakiet narzędzi zwiększających produktywność wraz z pamięcią masową w chmurze. Dla organizacji, które już zainwestowały w ekosystem Microsoft, OneDrive może stanowić opłacalne rozwiązanie do przechowywania plików i współpracy.

5. Wsparcie:

Virtual Data Room SECUDO	Microsoft OneDrive
Szkolenie z obsługi systemu VDR	Pomoc online
Kontakt z suportem dla wszystkich użytkowników	Fora społecznościowe Microsoft 365
Instrukcje zawierające opis funkcjonalności systemu	Wsparcie telefoniczne dla administratorów kont
Filmy szkoleniowe	Centrum administracyjne dla administratorów kont
Każdy projekt posiada dedykowanego opiekuna	Pomoc biznesowa dostępna wyłącznie w USA, Kanadzie, UK, Australii, Nowej Zelandii i RPA (wyłącznie w języku angielskim)
Support 24/7/365	Dodatkowo płatna usługa profesjonalnej pomocy Microsfot 365 (ProDirect)
Wszyscy opiekunowie projektów oraz programiści to pracownicy Dealdone Sp.z.o.o., co znacząco skraca czas pomiędzy zgłoszenie problemu, a jego rozwiązaniem
VDR dostępny w 6 językach
Możliwość szkolenia w siedzibie klienta

Podsumowanie:

Podsumowując, podczas gdy zarówno wirtualne pokoje danych (VDR), jak i OneDrive służą jako cenne rozwiązania do przechowywania danych i współpracy, zaspokajają one różne potrzeby i przypadki użycia. VDR nadają priorytet bezpieczeństwu, zgodności i wyspecjalizowanym funkcjom dostosowanym do transakcji o wysokiej stawce, postępowań prawnych i procesów due diligence. Z drugiej strony, OneDrive koncentruje się na dostarczaniu dostępnych, skalowalnych i zintegrowanych rozwiązań do przechowywania danych w chmurze dla osób fizycznych i firm, z silnym naciskiem na współpracę w ramach ekosystemu Microsoft.

Ostatecznie wybór między VDR a OneDrive zależy od takich czynników, jak charakter zarządzanych danych, wymagany poziom bezpieczeństwa i zgodności, skala współpracy i preferencje organizacyjne. Dzięki zrozumieniu różnic opisanych powyżej, firmy i osoby prywatne mogą podejmować świadome decyzje, aby skutecznie zaspokoić swoje specyficzne potrzeby w zakresie przechowywania danych i współpracy.

O nas

DealDone jest wyspecjalizowaną firmą, oferującą wysokiej jakości produkty z dziedziny bezpieczeństwa informacji i danych. Oferujemy usługi digitalizacji oraz oprogramowanie w zakresie nowoczesnych technologii obiegu informacji poufnych, informacji niejawnych, danych wrażliwych oraz digitalizacji, zabezpieczania, szyfrowania i udostępnienia danych i dokumentów wewnątrz i na zewnątrz organizacji.

Od ponad 10 lat DealDone specjalizuje się w dostarczaniu rozwiązań związanych z digitalizacją, archiwizacją i udostępnieniem dokumentów w formie Document Management System (DMS) lub Virtual Data Room (VDR). Firma samodzielnie opracowała i wprowadziła do sprzedaży system VDR SECUDO. SECUDO to platforma bezpiecznej digitalizacji, archiwizacji, wymiany i przetwarzania dokumentów i danych firmowych oferowana w chmurze, w modelu Software-as-a-service, dla klientów biznesowych.

DealDone jest również właścicielem portali www.platformainwestora.pl oraz www.sprzedamfirme.com, dzięki którym wspiera procesy transakcyjne związane ze sprzedażą firmy, pozyskaniem kapitału i znalezieniu inwestorów na projekt.