SharePoint i Virtual Data Room (VDR) SECUDO to dwa różne rozwiązania technologiczne, które służą do zarządzania dokumentami i współpracy, ale różnią się pod względem funkcji, przeznaczenia i poziomu zabezpieczeń. Oto kluczowe podobieństwa i różnice:
1. Przeznaczenie:
SharePoint:
Służy głównie do współpracy w zespołach, zarządzania dokumentami i organizowania intranetów w firmach;
Jest częścią ekosystemu Microsoft 365, co ułatwia integrację z innymi narzędziami, jak Outlook czy Teams;
Sprawdza się w codziennych działaniach firmy, takich jak dzielenie się dokumentami, ich edycja i archiwizacja.
Virtual Data Room SECUDO:
Dedykowane narzędzie do bezpiecznego przechowywania i udostępniania wrażliwych danych w sytuacjach, takich jak fuzje, przejęcia, due diligence czy inne transakcje biznesowe;
Skupia się na ochronie danych i kontrolowaniu dostępu do plików;
Często używane przez kancelarie prawne, banki inwestycyjne i firmy finansowe.
2. Zabezpieczenia:
SharePoint:
Posiada solidne zabezpieczenia oparte na systemach Microsoft, w tym kontrolę dostępu, szyfrowanie danych oraz funkcje audytowe;
Jest wystarczający dla codziennych operacji biznesowych, ale może nie spełniać najbardziej rygorystycznych wymagań w zakresie ochrony wrażliwych danych;
Zabezpieczenia mogą być zależne od konfiguracji, co wymaga zaawansowanej wiedzy IT.
Virtual Data Room SECUDO:
Oferuje wysoki poziom bezpieczeństwa jako główną funkcję, w tym szyfrowanie end-to-end, zapobieganie wyciekom danych (DLP) oraz szczegółowe logowanie dostępu do plików;
Wdrożona technologia blockchain jako "zaufana trzecia strona" do moniotorowania wszystkich aktywności w systemie;
Możliwość nakładania ograniczeń, takich jak zakaz pobierania, drukowania lub robienia zrzutów ekranu, podgląd "Spy View";
Zaprojektowane z myślą o ochronie krytycznych danych w środowiskach, gdzie bezpieczeństwo jest priorytetem.
3. Proces autentykacji
SharePoint:
· Standardowa autentykacja Microsoft:
Użytkownicy logują się za pomocą konta Microsoft lub połączonego systemu logowania organizacji (Azure Active Directory - AAD);
Obsługuje różne metody uwierzytelniania:
Login i hasło.
MFA (Multi-Factor Authentication) – np. SMS, aplikacja Microsoft Authenticator;
SSO (Single Sign-On) – integracja z wewnętrznym systemem tożsamości organizacji;
· Dostęp zewnętrzny:
Można udzielać dostępu zewnętrznym użytkownikom przez zaproszenia email;
Często mniejszy nacisk na zaawansowane metody uwierzytelniania, choć zależy to od konfiguracji organizacji;
Virtual Data Room SECUDO:
· Zaawansowane zabezpieczenia:
Autentykacja dwuskładnikowa (2FA) lub wieloskładnikowa (MFA) jest zazwyczaj domyślna;
Wymagane są bardziej szczegółowe kroki weryfikacji użytkowników, np. weryfikacja tożsamości przez administratora VDR;
· Dostosowywana polityka uwierzytelniania:
Możliwość ustawienia indywidualnych zasad dla różnych grup użytkowników, np. dostęp tylko dla określonych ról lub w określonych godzinach;
Ograniczenie dostępu na podstawie adresu IP, lokalizacji geograficznej, czy urządzenia;
· Tymczasowe i jednorazowe konta:
VDR często tworzy tymczasowe konta dla użytkowników zewnętrznych (np. audytorzy), co wymaga od nich przejścia przez dodatkowe warstwy autentykacji.
4. Zarządzanie dostępem:
SharePoint:
Umożliwia nadawanie różnych poziomów dostępu użytkownikom, ale elastyczność może być ograniczona w porównaniu z VDR;
Brakuje zaawansowanych funkcji monitorowania dostępu w czasie rzeczywistym, takich jak śledzenie aktywności użytkownika przy przeglądaniu dokumentów.
Virtual Data Room SECUDO:
Precyzyjne zarządzanie dostępem do dokumentów na poziomie użytkownika, pliku, a nawet poszczególnych akcji (np. edycji, drukowania);
Funkcje takie jak jednorazowe dostępy, możliwość cofnięcia dostępu w czasie rzeczywistym czy widoczność aktywności użytkowników.
5. Użyteczność:
SharePoint:
Przystosowane do codziennego użytku w szerokim zakresie zastosowań, od współpracy po archiwizację danych.
Łatwe w obsłudze dla użytkowników Microsoft 365, ale bardziej złożone funkcje mogą wymagać przeszkolenia.
Virtual Data Room SECUDO:
Zoptymalizowane pod kątem przejrzystej prezentacji i udostępniania dokumentów w sposób kontrolowany;
Interfejs i funkcje dostosowane do procesów wymagających szczególnej uwagi, np. audytów czy negocjacji transakcji.
6. Koszty:
SharePoint:
Koszt zależy od licencji Microsoft 365, z różnymi planami w zależności od funkcji;
Tańsze w przypadku użycia na dużą skalę w codziennych operacjach.
Virtual Data Room SECUDO:
Droższe ze względu na zaawansowane funkcje bezpieczeństwa i ograniczoną liczbę użytkowników.
Ceny zwykle uzależnione od ilości przechowywanych danych i liczby użytkowników.
7. Przechowywanie danych:
SharePoint:
Hostowane w chmurze Microsoft lub na serwerach lokalnych.
Integracja z OneDrive ułatwia przechowywanie i synchronizację danych.
Virtual Data Room SECUDO:
Skoncentrowane na bezpiecznym przechowywaniu danych w dedykowanych środowiskach o wysokim stopniu ochrony.
Kiedy wybrać?
SharePoint: Jeśli potrzebujesz wszechstronnego narzędzia do codziennej współpracy w zespole.
VDR SECUDO: Jeśli priorytetem jest bezpieczeństwo i zarządzanie wrażliwymi dokumentami w kluczowych transakcjach.
Podsumowanie
Oba narzędzia mają swoje miejsce w biznesie, ale wybór zależy od specyficznych potrzeb organizacji.
Tabela podsumowująca różnice między SharePoint a Virtual Data Room
Czynnik | SharePoint | Virtual Data Room SECUDO |
Główny cel | Współpraca zespołowa, zarządzanie treścią, przechowywanie dokumentów | Bezpieczne przechowywanie i udostępnianie poufnych danych |
Autentykacja | Standardowa Microsoft (login, hasło, MFA, SSO) | Zaawansowana autentykacja (MFA, IP Whitelisting) |
Poziom bezpieczeństwa | Dobre, skoncentrowane na łatwości użytkowania | Najwyższe standardy, np. szyfrowanie end-to-end, audyty |
Zarządzanie dostępem | Ograniczone do poziomu organizacji lub zaproszeń zewnętrznych | Granularne, z kontrolą na poziomie pliku, czasu, i urządzenia |
Ograniczenia użytkownika | Podstawowe (np. prawa edycji, przeglądania) | Zaawansowane (blokowanie zrzutów ekranu, drukowania, kopiowania) |
Audyt i logi, blockchain | Ograniczone raporty aktywności użytkowników. Brak technologii blockchain | Szczegółowe logi (kto, co, kiedy przeglądał i edytował). Technologia blockchain jako "zaufana trzecia strona" |
Łatwość użycia | Intuicyjny, zintegrowany z Office 365, prosty dla użytkowników | Proces bardziej złożony, wymagający szczególnej uwagi na bezpieczeństwo |
Koszty | Stosunkowo niskie, wliczone w pakiety Microsoft 365 | Wyższe, dostosowane do krytycznych aplikacji biznesowych |
Przykładowe zastosowania | Projekty wewnętrzne, dzielenie się dokumentami w firmie | Due diligence, fuzje i przejęcia, zarządzanie wrażliwymi danymi |
O nas
DealDone jest wyspecjalizowaną firmą, oferującą wysokiej jakości produkty z dziedziny bezpieczeństwa informacji i danych. Oferujemy usługi digitalizacji oraz oprogramowanie w zakresie nowoczesnych technologii obiegu informacji poufnych, informacji niejawnych, danych wrażliwych oraz digitalizacji, zabezpieczania, szyfrowania i udostępnienia danych i dokumentów wewnątrz i na zewnątrz organizacji.
Od ponad 10 lat DealDone specjalizuje się w dostarczaniu rozwiązań związanych z digitalizacją, archiwizacją i udostępnieniem dokumentów w formie Document Management System (DMS) lub Virtual Data Room (VDR).
DealDone samodzielnie opracowała i wprowadziła do sprzedaży system VDR SECUDO. SECUDO to platforma bezpiecznej digitalizacji, archiwizacji, wymiany i przetwarzania dokumentów i danych firmowych oferowana w chmurze, w modelu Software-as-a-service, dla klientów biznesowych.
DealDone jest również właścicielem portali www.platformainwestora.pl oraz www.sprzedamfirme.com, dzięki którym wspiera procesy transakcyjne związane ze sprzedażą firmy, pozyskaniem kapitału i znalezieniu inwestorów na projekt.
Comments